Распоряжение Главы УР от 25.08.2015 N 311-РГ "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Удмуртской Республики и Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики"
25 августа 2015 года N 311-РГ
------------------------------------------------------------------
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ГЛАВЫ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ
СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ И АДМИНИСТРАЦИИ ГЛАВЫ
И ПРАВИТЕЛЬСТВА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В целях установления единого порядка обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в исполнительных органах государственной власти Удмуртской Республики и Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Удмуртской Республики и Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики.
2. Признать утратившим силу постановление Правительства Удмуртской Республики от 10 июня 2002 года № 2 дсп "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах государственной власти Удмуртской Республики и иных государственных органах Удмуртской Республики".
3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его официального опубликования.
Глава
Удмуртской Республики
А.В.СОЛОВЬЕВ
г. Ижевск
25 августа 2015 года
№ 311-РГ
Утверждено
распоряжением
Главы
Удмуртской Республики
от 25 августа 2015 г. № 311-РГ
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО
РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ВЛАСТИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ И АДМИНИСТРАЦИИ ГЛАВЫ
И ПРАВИТЕЛЬСТВА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
I. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (далее - документы), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, не отнесенную к сведениям, составляющим государственную тайну, в исполнительных органах государственной власти Удмуртской Республики и Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики.
2. К служебной информации ограниченного распространения относится информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ставится пометка "Для служебного пользования".
4. Руководитель исполнительного органа государственной власти Удмуртской Республики, Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики в пределах своей компетенции определяет:
порядок формирования перечня служебной информации ограниченного распространения;
категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (приложение 1 к настоящему Положению);
порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения;
организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
5. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений на распространение данной информации.
6. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит распространению.
7. За несанкционированное распространение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики, Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики несут ответственность в соответствии с законодательством.
8. В случае ликвидации исполнительного органа государственной власти Удмуртской Республики, Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимается соответствующей ликвидационной комиссией.
II. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения
9. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях определяется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
10. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями, которым поручен прием и учет служебной корреспонденции (приложение 2 к настоящему Положению).
11. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, дата печатания документа.
12. Отпечатанные и подписанные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.
13. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения:
учитываются отдельно от иной служебной корреспонденции. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру документа добавляется индекс "ДСП";
передаются исполнителям в соответствии с резолюцией под расписку;
пересылаются сторонним организациям, как правило, фельдъегерской связью, возможно отправление документов заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только в соответствии с резолюцией руководителя, учитываются поэкземплярно;
хранятся в запираемых шкафах (ящиках, хранилищах).
14. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
15. Дела с документами с пометкой "Для служебного пользования" включаются в номенклатуру дел общего делопроизводства с отметкой "ДСП" в графе "Примечание". При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".
16. Завершенные делопроизводством дела с пометкой "Для служебного пользования" и имеющие постоянный срок хранения включаются в архивную опись с указанием в графе 6 ограничительного срока для использования документов.
17. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту (приложение 3 к настоящему Положению). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
18. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Удмуртской Республики, Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (приложение 4 к настоящему Положению).
19. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом (распоряжением) руководителя исполнительного органа государственной власти Удмуртской Республики, Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики. В состав комиссии включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов. Результаты проверки оформляются актом (приложение 5 к настоящему Положению).
20. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель исполнительного органа государственной власти Удмуртской Республики, Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда (приложение 6 к настоящему Положению).
21. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
Приложение 1
к Положению
о порядке обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в исполнительных органах
государственной власти
Удмуртской Республики
и Администрации Главы
и Правительства
Удмуртской Республики
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________
(руководитель исполнительного органа
государственной власти Удмуртской
Республики, Администрации Главы
и Правительства Удмуртской
Республики)
__________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"___" ______________ 20__ г.
СПИСОК
лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду
ограниченного распространения
___________________________________________________________________________
(наименование органа государственной власти Удмуртской Республики)
№ п/п
Должность
Фамилия, инициалы
Подпись
1
2
3
4
Создание документов, относящихся к служебной информации ограниченного
распространения, осуществляется на специально выделенном автоматизированном
рабочем месте в каб. № ______.
Ответственными за правильное использование автоматизированного
рабочего места являются:
1. ________________________________________________________________________
(ФИО работника, номер телефона и кабинета)
2. ________________________________________________________________________
(ФИО работника, номер телефона и кабинета)
Приложение 2
к Положению
о порядке обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в исполнительных органах
государственной власти
Удмуртской Республики
и Администрации Главы
и Правительства
Удмуртской Республики
ФОРМА
журнала учета документов с пометкой
"Для служебного пользования"
Дата поступления и индекс документа
Дата и исходящий номер документа
Откуда поступил или куда направлен
Вид документа и краткое содержание
Количество листов
Количество и номера экземпляров
документа
приложения
1
2
3
4
5
6
7
Окончание
Резолюция или кому направлен на исполнение
Отметка о взятии на контроль и срок исполнения
Дата и расписка
Индекс (номер) дела, куда подшит документ
Отметка об уничтожении
о получении
о возврате
8
9
10
11
12
13
ФОРМА
журнала учета электронных носителей с пометкой
"Для служебного пользования"
Уч. N
Дата постановки на учет
Тип
Объем
Уникальный идентификатор
Дата выдачи
ФИО, подпись получившего
ФИО, подпись выдавшего
Отметка об уничтожении носителя
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Приложение 3
к Положению
о порядке обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в исполнительных органах
государственной власти
Удмуртской Республики
и Администрации Главы
и Правительства
Удмуртской Республики
ФОРМА
акта о выделении к уничтожению документов с пометкой
"Для служебного пользования", не подлежащих хранению
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти ____________________________________
Удмуртской Республики (руководитель исполнительного органа
государственной власти Удмуртской
Республики, Администрации Главы
и Правительства Удмуртской
АКТ Республики)
__________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
От _____________ № _______ "__" ______________ 20__ г.
__________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании (название и выходные данные перечня документов с
указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие
научно-исторической ценности и утратившие практическое значение дела
(документы).
№ п/п
Заголовок документа или дела
Дата документа, дела или крайние даты дел
Номера описей (номенклатур) за годы
Номер документа, индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер по описи
Количество дел (томов, частей)
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
Всего листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Итого _____________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
за ______________________________ годы.
Описи дел постоянного хранения за _________________________ годы
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК Комитета (протокол
__________ № ____).
Председатель комиссии _________________ _____________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии: _________________ _____________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
_________________ _____________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Документы в количестве ___________________________________ дел измельчены и
(цифрами и прописью)
сданы __________________________________________________________________ по
(наименование организации по переработке вторсырья)
приемо-сдаточной накладной от __________ № _____.
Наименование должности государственного
служащего, сдавшего документы ___________ ____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Изменения в учетные данные внесены
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные данные ___________ ____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Приложение 4
к Положению
о порядке обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в исполнительных органах
государственной власти
Удмуртской Республики
и Администрации Главы
и Правительства
Удмуртской Республики
ФОРМА
акта приема-передачи документов с пометкой
"Для служебного пользования"
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти ____________________________________
Удмуртской Республики (руководитель исполнительного органа
государственной власти Удмуртской
Республики, Администрации Главы
и Правительства Удмуртской
АКТ Республики)
__________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
От _____________ № _______ "__" ______________ 20__ г.
__________________________
(место составления)
приема-передачи документов,
с пометкой "Для служебного
пользования"
В соответствии с приказом от __________________ № ______
___________________________ передал, а __________________________ принял в
(Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего)
присутствии комиссии (третьего лица), образованной на основании данного
приказа, в составе:
Председатель комиссии _________________ _______________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии: _________________ _______________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
_________________ _______________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
документы и дела за ______________________________ годы и учетно-справочный
аппарат к ним:
№ п/п
Регистрационный номер документа
Номер дела по номенклатуре
Номер дела по описи
Наименование
Кол-во экземпляров
№ экз.
Кол-во листов
Всего листов
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Приложение 5
к Положению
о порядке обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в исполнительных органах
государственной власти
Удмуртской Республики
и Администрации Главы
и Правительства
Удмуртской Республики
ФОРМА
акта проверки наличия документов с пометкой
"Для служебного пользования"
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти ____________________________________
Удмуртской Республики (руководитель исполнительного органа
государственной власти Удмуртской
Республики, Администрации Главы
и Правительства Удмуртской
АКТ Республики)
__________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
От _____________ № _______ "__" ______________ 20__ г.
__________________________
(место составления)
проверки наличия документов
с пометкой "Для служебного
пользования"
Комиссией в составе:
Председатель комиссии _____________________
(Ф.И.О.)
Члены комиссии: _____________________
(Ф.И.О.)
_____________________
(Ф.И.О.)
в период с __________ по __________ проведена проверка:
- наличия учетных документов (список работников, допущенных к работе
со служебной информацией ограниченного распространения; журнал учета
поступивших в управление документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения; описи документов, находящихся у
исполнителя);
- правильности произведенных отметок о движении документов, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения;
- фактического наличия документов (дел), содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, находящихся на хранении.
В результате проверки установлено:
1. Все подлежавшие проверке учетные документы и документы, содержащие
служебную информацию ограниченного распространения, имеются в наличии (если
не все в наличии, то пишется: "кроме" с указанием учетных документов и
номеров документов (дел).
2. Все регистрационные номера в журнале учета закрыты.
3. По исполненным документам имеются соответствующие отметки в описях
документов, находящихся у исполнителя.
4. Имеются следующие ошибки и нарушения в учете и хранении документов
и машинных носителей информации (пункт включается в акт при выявлении
ошибок и нарушений с перечислением ошибок, нарушений и мер, принятых по их
устранению).
Председатель комиссии _______________ ___________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии: _______________ ___________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
_______________ ___________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Приложение 6
к Положению
о порядке обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в исполнительных органах
государственной власти
Удмуртской Республики
и Администрации Главы
и Правительства
Удмуртской Республики
ФОРМА
акта о необнаружении дел с пометкой "Для служебного
пользования", пути розыска которых исчерпаны
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти ____________________________________
Удмуртской Республики (руководитель исполнительного органа
государственной власти Удмуртской
Республики, Администрации Главы
и Правительства Удмуртской
АКТ Республики)
__________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
От _____________ № _______ "__" ______________ 20__ г.
__________________________
(место составления)
о необнаружении дел с пометкой
"Для служебного пользования",
пути розыска которых исчерпаны
В результате ______________________________ установлено отсутствие в
фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом всевозможные меры по
розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем
возможным снять с учета
Опись N
Дело N
Заголовок дела
Дата дела
Кол-во листов в деле
Предполагаемые причины отсутствия
1
2
3
4
5
6
Итого _____________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено
следующими делами:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(номера дел и их групповые заголовки)
Заведующий архивом _________________ _______________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Согласовано <*> Одобрено
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК)
организации
от __________ № ______ от __________ № _____
Изменения в учетные документы архива внесены.
Заведующий архивом _________________ _______________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
--------------------------------
<*> В случае если не обнаружены дела постоянного хранения.
------------------------------------------------------------------
25 августа 2015 года N 311-РГ
------------------------------------------------------------------
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ГЛАВЫ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ
СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ И АДМИНИСТРАЦИИ ГЛАВЫ
И ПРАВИТЕЛЬСТВА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В целях установления единого порядка обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в исполнительных органах государственной власти Удмуртской Республики и Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Удмуртской Республики и Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики.
2. Признать утратившим силу постановление Правительства Удмуртской Республики от 10 июня 2002 года № 2 дсп "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах государственной власти Удмуртской Республики и иных государственных органах Удмуртской Республики".
3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его официального опубликования.
Глава
Удмуртской Республики
А.В.СОЛОВЬЕВ
г. Ижевск
25 августа 2015 года
№ 311-РГ
Утверждено
распоряжением
Главы
Удмуртской Республики
от 25 августа 2015 г. № 311-РГ
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО
РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ВЛАСТИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ И АДМИНИСТРАЦИИ ГЛАВЫ
И ПРАВИТЕЛЬСТВА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
I. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (далее - документы), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, не отнесенную к сведениям, составляющим государственную тайну, в исполнительных органах государственной власти Удмуртской Республики и Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики.
2. К служебной информации ограниченного распространения относится информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ставится пометка "Для служебного пользования".
4. Руководитель исполнительного органа государственной власти Удмуртской Республики, Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики в пределах своей компетенции определяет:
порядок формирования перечня служебной информации ограниченного распространения;
категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (приложение 1 к настоящему Положению);
порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения;
организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
5. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений на распространение данной информации.
6. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит распространению.
7. За несанкционированное распространение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики, Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики несут ответственность в соответствии с законодательством.
8. В случае ликвидации исполнительного органа государственной власти Удмуртской Республики, Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимается соответствующей ликвидационной комиссией.
II. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения
9. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях определяется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
10. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями, которым поручен прием и учет служебной корреспонденции (приложение 2 к настоящему Положению).
11. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, дата печатания документа.
12. Отпечатанные и подписанные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.
13. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения:
учитываются отдельно от иной служебной корреспонденции. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру документа добавляется индекс "ДСП";
передаются исполнителям в соответствии с резолюцией под расписку;
пересылаются сторонним организациям, как правило, фельдъегерской связью, возможно отправление документов заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только в соответствии с резолюцией руководителя, учитываются поэкземплярно;
хранятся в запираемых шкафах (ящиках, хранилищах).
14. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
15. Дела с документами с пометкой "Для служебного пользования" включаются в номенклатуру дел общего делопроизводства с отметкой "ДСП" в графе "Примечание". При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".
16. Завершенные делопроизводством дела с пометкой "Для служебного пользования" и имеющие постоянный срок хранения включаются в архивную опись с указанием в графе 6 ограничительного срока для использования документов.
17. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту (приложение 3 к настоящему Положению). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
18. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Удмуртской Республики, Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (приложение 4 к настоящему Положению).
19. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом (распоряжением) руководителя исполнительного органа государственной власти Удмуртской Республики, Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики. В состав комиссии включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов. Результаты проверки оформляются актом (приложение 5 к настоящему Положению).
20. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель исполнительного органа государственной власти Удмуртской Республики, Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда (приложение 6 к настоящему Положению).
21. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
Приложение 1
к Положению
о порядке обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в исполнительных органах
государственной власти
Удмуртской Республики
и Администрации Главы
и Правительства
Удмуртской Республики
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________
(руководитель исполнительного органа
государственной власти Удмуртской
Республики, Администрации Главы
и Правительства Удмуртской
Республики)
__________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"___" ______________ 20__ г.
СПИСОК
лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду
ограниченного распространения
___________________________________________________________________________
(наименование органа государственной власти Удмуртской Республики)
№ п/п
Должность
Фамилия, инициалы
Подпись
1
2
3
4
Создание документов, относящихся к служебной информации ограниченного
распространения, осуществляется на специально выделенном автоматизированном
рабочем месте в каб. № ______.
Ответственными за правильное использование автоматизированного
рабочего места являются:
1. ________________________________________________________________________
(ФИО работника, номер телефона и кабинета)
2. ________________________________________________________________________
(ФИО работника, номер телефона и кабинета)
Приложение 2
к Положению
о порядке обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в исполнительных органах
государственной власти
Удмуртской Республики
и Администрации Главы
и Правительства
Удмуртской Республики
ФОРМА
журнала учета документов с пометкой
"Для служебного пользования"
Дата поступления и индекс документа
Дата и исходящий номер документа
Откуда поступил или куда направлен
Вид документа и краткое содержание
Количество листов
Количество и номера экземпляров
документа
приложения
1
2
3
4
5
6
7
Окончание
Резолюция или кому направлен на исполнение
Отметка о взятии на контроль и срок исполнения
Дата и расписка
Индекс (номер) дела, куда подшит документ
Отметка об уничтожении
о получении
о возврате
8
9
10
11
12
13
ФОРМА
журнала учета электронных носителей с пометкой
"Для служебного пользования"
Уч. N
Дата постановки на учет
Тип
Объем
Уникальный идентификатор
Дата выдачи
ФИО, подпись получившего
ФИО, подпись выдавшего
Отметка об уничтожении носителя
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Приложение 3
к Положению
о порядке обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в исполнительных органах
государственной власти
Удмуртской Республики
и Администрации Главы
и Правительства
Удмуртской Республики
ФОРМА
акта о выделении к уничтожению документов с пометкой
"Для служебного пользования", не подлежащих хранению
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти ____________________________________
Удмуртской Республики (руководитель исполнительного органа
государственной власти Удмуртской
Республики, Администрации Главы
и Правительства Удмуртской
АКТ Республики)
__________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
От _____________ № _______ "__" ______________ 20__ г.
__________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании (название и выходные данные перечня документов с
указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие
научно-исторической ценности и утратившие практическое значение дела
(документы).
№ п/п
Заголовок документа или дела
Дата документа, дела или крайние даты дел
Номера описей (номенклатур) за годы
Номер документа, индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер по описи
Количество дел (томов, частей)
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
Всего листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Итого _____________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
за ______________________________ годы.
Описи дел постоянного хранения за _________________________ годы
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК Комитета (протокол
__________ № ____).
Председатель комиссии _________________ _____________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии: _________________ _____________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
_________________ _____________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Документы в количестве ___________________________________ дел измельчены и
(цифрами и прописью)
сданы __________________________________________________________________ по
(наименование организации по переработке вторсырья)
приемо-сдаточной накладной от __________ № _____.
Наименование должности государственного
служащего, сдавшего документы ___________ ____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Изменения в учетные данные внесены
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные данные ___________ ____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Приложение 4
к Положению
о порядке обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в исполнительных органах
государственной власти
Удмуртской Республики
и Администрации Главы
и Правительства
Удмуртской Республики
ФОРМА
акта приема-передачи документов с пометкой
"Для служебного пользования"
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти ____________________________________
Удмуртской Республики (руководитель исполнительного органа
государственной власти Удмуртской
Республики, Администрации Главы
и Правительства Удмуртской
АКТ Республики)
__________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
От _____________ № _______ "__" ______________ 20__ г.
__________________________
(место составления)
приема-передачи документов,
с пометкой "Для служебного
пользования"
В соответствии с приказом от __________________ № ______
___________________________ передал, а __________________________ принял в
(Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего)
присутствии комиссии (третьего лица), образованной на основании данного
приказа, в составе:
Председатель комиссии _________________ _______________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии: _________________ _______________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
_________________ _______________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
документы и дела за ______________________________ годы и учетно-справочный
аппарат к ним:
№ п/п
Регистрационный номер документа
Номер дела по номенклатуре
Номер дела по описи
Наименование
Кол-во экземпляров
№ экз.
Кол-во листов
Всего листов
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Приложение 5
к Положению
о порядке обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в исполнительных органах
государственной власти
Удмуртской Республики
и Администрации Главы
и Правительства
Удмуртской Республики
ФОРМА
акта проверки наличия документов с пометкой
"Для служебного пользования"
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти ____________________________________
Удмуртской Республики (руководитель исполнительного органа
государственной власти Удмуртской
Республики, Администрации Главы
и Правительства Удмуртской
АКТ Республики)
__________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
От _____________ № _______ "__" ______________ 20__ г.
__________________________
(место составления)
проверки наличия документов
с пометкой "Для служебного
пользования"
Комиссией в составе:
Председатель комиссии _____________________
(Ф.И.О.)
Члены комиссии: _____________________
(Ф.И.О.)
_____________________
(Ф.И.О.)
в период с __________ по __________ проведена проверка:
- наличия учетных документов (список работников, допущенных к работе
со служебной информацией ограниченного распространения; журнал учета
поступивших в управление документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения; описи документов, находящихся у
исполнителя);
- правильности произведенных отметок о движении документов, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения;
- фактического наличия документов (дел), содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, находящихся на хранении.
В результате проверки установлено:
1. Все подлежавшие проверке учетные документы и документы, содержащие
служебную информацию ограниченного распространения, имеются в наличии (если
не все в наличии, то пишется: "кроме" с указанием учетных документов и
номеров документов (дел).
2. Все регистрационные номера в журнале учета закрыты.
3. По исполненным документам имеются соответствующие отметки в описях
документов, находящихся у исполнителя.
4. Имеются следующие ошибки и нарушения в учете и хранении документов
и машинных носителей информации (пункт включается в акт при выявлении
ошибок и нарушений с перечислением ошибок, нарушений и мер, принятых по их
устранению).
Председатель комиссии _______________ ___________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии: _______________ ___________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
_______________ ___________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Приложение 6
к Положению
о порядке обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в исполнительных органах
государственной власти
Удмуртской Республики
и Администрации Главы
и Правительства
Удмуртской Республики
ФОРМА
акта о необнаружении дел с пометкой "Для служебного
пользования", пути розыска которых исчерпаны
Наименование органа УТВЕРЖДАЮ
исполнительной власти ____________________________________
Удмуртской Республики (руководитель исполнительного органа
государственной власти Удмуртской
Республики, Администрации Главы
и Правительства Удмуртской
АКТ Республики)
__________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
От _____________ № _______ "__" ______________ 20__ г.
__________________________
(место составления)
о необнаружении дел с пометкой
"Для служебного пользования",
пути розыска которых исчерпаны
В результате ______________________________ установлено отсутствие в
фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом всевозможные меры по
розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем
возможным снять с учета
Опись N
Дело N
Заголовок дела
Дата дела
Кол-во листов в деле
Предполагаемые причины отсутствия
1
2
3
4
5
6
Итого _____________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено
следующими делами:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(номера дел и их групповые заголовки)
Заведующий архивом _________________ _______________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Согласовано <*> Одобрено
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК)
организации
от __________ № ______ от __________ № _____
Изменения в учетные документы архива внесены.
Заведующий архивом _________________ _______________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
--------------------------------
<*> В случае если не обнаружены дела постоянного хранения.
------------------------------------------------------------------