Распоряжение Администрации г. Ижевска от 31.03.2015 N 79 "Об утверждении Регламента работы в системе электронного документооборота в Администрации города Ижевска"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ИЖЕВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 марта 2015 г. № 79
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИЖЕВСКА
В целях обеспечения работы в системе электронного документооборота, совершенствования документационного обеспечения в Администрации города Ижевска, руководствуясь Уставом города Ижевска:
1. Утвердить Регламент работы в системе электронного документооборота "Директум" в Администрации города Ижевска (далее - Регламент, СЭД "Директум" соответственно) (прилагается).
2. Наделить Управление документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города Ижевска функцией по методическому обеспечению, а также организационно-контрольными функциями по работе в СЭД "Директум".
3. Наделить Управление по информатизации Администрации города Ижевска функциями администратора СЭД "Директум".
4. Руководителям территориальных органов - структурных подразделений Администрации города Ижевска - администраций районов города, руководителям отраслевых (функциональных) органов - структурных подразделений Администрации города Ижевска привести в соответствие с Регламентом должностные инструкции муниципальных служащих Администрации города Ижевска, участвующих в делопроизводстве посредством СЭД "Директум".
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Заместителя Главы Администрации - Руководителя аппарата Администрации города Ижевска.
Глава Администрации г. Ижевска
Д.В.АГАШИН
Утвержден
распоряжением
Администрации города Ижевска
от 31 марта 2015 г. № 79
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА "ДИРЕКТУМ"
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИЖЕВСКА
I. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент работы в системе электронного документооборота "Директум" в Администрации города Ижевска (далее - Регламент) разработан в целях совершенствования документационного обеспечения Администрации города Ижевска, технологии работы и осуществления контроля исполнения документов.
1.2. Регламент устанавливает обязательные правила и порядок работы с документами, не носящими секретный характер, в Администрации города Ижевска в системе электронного документооборота "Директум" (далее - СЭД "Директум").
1.3. Правовой основой Регламента являются Федеральные законы от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации, от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" и другие законодательные акты, а также государственные стандарты Российской Федерации - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", иные нормативные правовые акты.
1.4. В Администрации города Ижевска с использованием СЭД "Директум" автоматизируются следующие процессы:
- регистрация входящих документов;
- регистрация письменных обращений граждан и юридических лиц, в т.ч. поступивших в электронном виде;
- рассмотрение Главой Администрации города Ижевска, его заместителями и руководителями структурных подразделений Администрации города входящих документов, в том числе обращений граждан, юридических лиц, и вынесение по ним резолюции (поручения) (в том числе с использованием решения "DIRECTUM iDecide Documents for iPad", предназначенного для использования на планшетных компьютерах "Ipad" компании "Apple");
- регистрация исходящих документов;
- регистрация внутренних документов;
- ведение номенклатуры дел (подготовка описи документов дела, фиксация передачи документов в архив, фиксация информации об уничтожении документов);
- ведение журналов регистрации документов (формирование формата номера, автоматическая нумерация документов, подготовка описи журнала регистрации);
- контроль местонахождения бумажного документа;
- исполнение поручений по входящим документам и обращениям граждан, юридических лиц;
- исполнение поручений по внутренним документам;
- согласование проектов исходящих документов;
- контроль исполнения поручений по входящим документам, обращениям граждан и юридических лиц.
1.5. Положения муниципальных правовых актов, регламентирующих процессы работы с документами, предусмотренные пунктом 1.4 Регламента, применяются в случаях, не противоречащих Регламенту.
II. Основные термины и определения
В настоящем Регламенте используются следующие основные термины и понятия:
структурные подразделения Администрации города Ижевска включают в себя:
1) территориальные органы - администрации районов города, наделяемые в установленном порядке статусом юридического лица;
2) отраслевые (функциональные) органы - наделяемые в установленном порядке статусом юридического лица;
3) отраслевые (функциональные) органы - не наделенные статусом юридического лица (далее - структурные подразделения Администрации города).
Администратор СЭД "Директум" - муниципальный служащий, выполняющий задачи по технической поддержке и конфигурированию СЭД "Директум".
Пользователь СЭД "Директум" - должностное лицо и иной муниципальный служащий Администрации города Ижевска, участвующий в процессе функционирования СЭД "Директум" или использующий результаты ее функционирования.
Автор документа - пользователь СЭД "Директум", осуществляющий подготовку и создание документа в СЭД "Директум".
Делопроизводитель - муниципальные служащие Управления документационного обеспечения и обращений граждан (далее - УДОиОГ) или муниципальные служащие структурного подразделения Администрации города, выполняющие функции регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, регистрации обращений граждан и юридических лиц.
Регистрация документа - присвоение делопроизводителем документу постоянного регистрационного номера с занесением в СЭД "Директум" самого электронного документа или его электронного образа, а также регистрационных сведений о документе. Регистрация документов производится делопроизводителями места нахождения руководителя, выполняющего функции по выдаче резолюции.
Резолюция - распорядительная информация о поручениях по документу (включает сведения об авторе, дате создания резолюции, исполнителе, содержании поручения, сроках исполнения, контроле).
Руководитель - пользователь СЭД "Директум" - Глава Администрации города Ижевска, заместители Главы Администрации города Ижевска, руководители структурных подразделений Администрации города, выполняющие функции по выдаче резолюций (поручений).
Автор поручения (резолюции) - пользователь СЭД "Директум", утвердивший поручение (резолюцию).
Исполнитель - пользователь СЭД "Директум", назначенный исполнителем по резолюции (поручению).
Ответственный исполнитель - пользователь СЭД "Директум", назначенный ответственным за исполнение резолюции (поручения).
Соисполнитель - пользователь СЭД "Директум", назначенный исполнителем по резолюции (поручению) при наличии ответственного исполнителя по данной резолюции (поручению).
Контролер - пользователь СЭД "Директум", назначенный контролером по резолюции.
Помощник руководителя - пользователь СЭД "Директум", в чьи обязанности входит подготовка проектов резолюций руководителя и занесение (заверение) в СЭД "Директум" резолюций руководителя, если они были вынесены руководителем на бумажном носителе, согласно должностным обязанностям.
Входящий документ - поступивший документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
Исходящий документ - документ, создаваемый пользователями СЭД "Директум" для отправки в государственные органы и их должностным лицам, в адрес физических или юридических лиц.
Внутренний документ - документ, предназначенный для пересылки между пользователями СЭД "Директум".
Регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - электронная карточка документа в СЭД "Директум", содержащая реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать ее с документом в бумажном виде. Используется в целях учета и поиска документа в СЭД "Директум".
Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Электронный образ документа - копия документа, полученная в результате сканирования и хранящаяся в СЭД "Директум". Электронный образ документа признается равнозначным документу на бумажном носителе.
Замещающий - пользователь СЭД "Директум", наделенный равными правами с должностным лицом или иным муниципальным служащим, которого он замещает, в т.ч. и в СЭД "Директум", согласно должностным обязанностям, закрепляемым в должностной инструкции, либо на основании муниципального правового акта на период временного отсутствия должностного лица или иного муниципального служащего.
Электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
III. Организация делопроизводства
с применением СЭД "Директум"
3.1. Работа с документами в Администрации города Ижевска осуществляется в электронном виде с использованием СЭД "Директум", за исключением случаев, когда в соответствии с действующим законодательством документ должен быть подписан на бумажном носителе. В последнем случае документ печатается на бумажном носителе непосредственно перед его подписанием, остальная работа с документом (подготовка, согласование, рассылка) осуществляется в электронном виде с использованием СЭД "Директум".
3.2. Пересылка документов между структурными подразделениями Администрации города и должностными лицами Администрации города Ижевска осуществляется в электронном виде с использованием СЭД "Директум". По письменному поручению руководителя, а также в случаях, предусмотренных законодательством, передача документа может быть осуществлена нарочно.
3.3. Учету и обработке в СЭД "Директум" подлежат следующие документы:
1) входящая корреспонденция;
2) исходящая корреспонденция;
3) внутренняя корреспонденция.
3.4. Пользователи СЭД "Директум" наделены следующими функциональными обязанностями, осуществляемыми ими в электронном виде с использованием СЭД "Директум":
3.4.1. Руководители - Глава Администрации города Ижевска, заместители Главы Администрации города Ижевска, руководители структурных подразделений Администрации города:
- ознакомление с корреспонденцией, поступившей на имя руководителя;
- выдача поручений (резолюций) или утверждение проектов поручений (резолюций), подготовленных помощниками руководителей;
- подписание и согласование документов в СЭД "Директум";
- создание отчетов об исполнении поручений (резолюций);
- контроль исполнения поручений (резолюций), снятие поручений (резолюций) с контроля;
- принятие решения о списании документа в дело;
3.4.2. Помощники руководителей согласно должностным обязанностям:
- получение заданий и уведомлений в СЭД "Директум" на имя руководителя;
- рассмотрение корреспонденции, поступившей на имя руководителя;
- подготовка проектов поручений (резолюций) к поступившей корреспонденции, отправка их на утверждение руководителю;
- контроль исполнения поручений (резолюций), снятие поручений (резолюций) с контроля;
- внесение информации о результатах исполнения поручения, в т.ч. прикрепление исходящего документа к РКК входящего документа;
- создание регистрационно-контрольной карточки личного приема и внесение поручений (резолюций) и информации о результатах личного приема руководителя;
- печать документов, прошедших типовой маршрут согласования в СЭД "Директум" и подписываемых руководителем на бумажном носителе (за исключением документов, подписываемых Главой Администрации города Ижевска или его заместителями);
- формирование сводок и аналитических отчетов по документации, поступающей на имя замещаемого руководителя;
3.4.3. Замещающие руководителей или иных муниципальных служащих согласно должностным обязанностям замещаемых:
- получение заданий и уведомлений в СЭД "Директум" на имя замещаемого;
- рассмотрение корреспонденции, поступившей на имя замещаемого;
- подготовка и утверждение поручений (резолюций) к поступившей корреспонденции;
- контроль исполнения поручений (резолюций), снятие поручений (резолюций) с контроля;
- внесение информации о результатах исполнения поручения, в т.ч. прикрепление исходящего документа к РКК входящего документа;
- подписание и согласование документов в СЭД "Директум";
- формирование сводок и аналитических отчетов по документации, поступающей на имя замещаемого;
3.4.4. Руководители отделов, секторов в составе структурного подразделения Администрации города:
- ознакомление с корреспонденцией, поступившей по поручению (резолюции) на имя руководителя подразделения;
- выдача поручений (резолюций);
- создание подзадач непосредственному исполнителю;
- подписание и согласование документов в СЭД "Директум";
- внесение информации о результатах исполнения поручения, в т.ч. прикрепление исходящего документа к РКК входящего документа;
- контроль исполнения поручений (резолюций), снятие поручений (резолюций) с контроля;
- создание отчетов об исполнении поручений (резолюций);
3.4.5. Делопроизводители - муниципальные служащие Управления документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города Ижевска:
- регистрация входящих документов от организаций или должностных лиц, поступивших на имя Главы Администрации города Ижевска и его заместителей;
- регистрация обращений граждан и ответов на них, поступивших на имя Главы муниципального образования "Город Ижевск", председателей постоянных комиссий Городской думы города Ижевска, Руководителя Аппарата Главы муниципального образования "Город Ижевск" и Городской думы города Ижевска, Главы Администрации города Ижевска и его заместителей;
- регистрация исходящих документов, подписанных Главой Администрации города Ижевска и его заместителями;
- контроль сроков исполнения входящих документов;
- печать документов, прошедших типовой маршрут согласования в СЭД "Директум", подписываемых Главой Администрации города Ижевска или его заместителями на бумажном носителе;
- закрытие регистрационно-контрольных карточек после исполнения документа, снятие документов с контроля;
- ведение номенклатуры дел;
- формирование отчетов о ходе исполнения входящих документов;
- списание документов в дело;
3.4.6. Делопроизводители - муниципальные служащие структурных подразделений Администрации города:
- регистрация входящих документов, поступивших на имя руководителя;
- регистрация исходящих документов за подписью руководителя;
- регистрация внутренних документов за подписью руководителя;
- ведение номенклатуры дел и формирование дел;
- контроль сроков исполнения документов;
- внесение информации о результатах исполнения поручения, в т.ч. прикрепление исходящего документа к РКК входящего документа;
- контроль создания ответственным исполнителем документов в СЭД "Директум";
- списание документов в дело;
3.4.7. Муниципальные служащие Управления кадровой политики Администрации города Ижевска:
- настройка в СЭД "Директум" замещения на Главу Администрации города Ижевска и его заместителей при их увольнении, переводе, временном отсутствии (отпуске, командировке, больничном);
- ввод в СЭД "Директум" данных Главы Администрации города Ижевска и его заместителей при поступлении на муниципальную службу и изменение данных при переводе, увольнении, смене фамилии и т.п. (Ф.И.О., должность, подразделение, табельный номер, телефоны, фотография);
3.4.8. Муниципальные служащие структурного подразделения Администрации города, ответственные за работу с кадрами, или при его отсутствии муниципальный служащий, ответственный за ведение табеля в структурном подразделении Администрации города:
- настройка в СЭД "Директум" замещения на муниципального служащего структурного подразделения Администрации города при его увольнении, переводе, временном отсутствии (отпуске, командировке, больничном);
- ввод в СЭД "Директум" данных муниципального служащего при поступлении на муниципальную службу и изменение данных при переводе, увольнении, смене фамилии и т.п. (Ф.И.О., должность, подразделение, табельный номер, телефоны);
3.4.9. Муниципальный служащий Управления по информатизации Администрации города Ижевска:
- исполнение функций администратора СЭД "Директум";
- регистрация новых пользователей в СЭД "Директум";
- обеспечение бесперебойной работы СЭД "Директум";
- координация взаимодействия со службой технической поддержки СЭД "Директум";
- формирование структуры общедоступных папок Администрации города Ижевска и структурных подразделений Администрации города;
- оказание содействия в настройке в СЭД "Директум" замещения в случае, когда ответственные лица, указанные в пп. 3.4.6 и 3.4.7, не могут самостоятельно настроить замещение в СЭД "Директум";
- занесение в СЭД "Директум" шаблонов официальных писем, макетов конвертов исходящих писем по запросам структурных подразделений Администрации города;
- выдача пользователям СЭД "Директум" электронных подписей;
3.4.10. Иные пользователи СЭД "Директум":
- ознакомление с полученной корреспонденцией;
- подготовка проектов документов;
- внесение в СЭД "Директум" информации об исполнении резолюций;
- отправка проектов документов на согласование и подписание;
- доработка документов в соответствии с замечаниями.
3.5. Пользователи СЭД "Директум" несут персональную ответственность за работу с документами в СЭД "Директум" в соответствии со своими должностными обязанностями и настоящим Регламентом.
3.6. Для идентификации пользователей в СЭД "Директум" используется механизм Windows-идентификации пользователя.
3.7. СЭД "Директум" обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам, а также возможность ручной выдачи прав доступа.
3.8. Правом автоматического доступа к документу СЭД "Директум" обладают пользователи СЭД "Директум", которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении.
3.9. Информация в электронной форме, подписанная в СЭД "Директум" квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, признается в СЭД "Директум" электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью подписанта. За исключением случаев, когда в соответствии с действующим законодательством документ должен быть подписан на бумажном носителе, документы, обрабатываемые в СЭД "Директум", подписываются только электронной подписью.
IV. Работа с входящими документами и обращениями
граждан, юридических лиц (прием, обработка,
регистрация и распределение)
4.1. Все поступающие в Администрацию города Ижевска входящие документы, обращения граждан, юридических лиц должны быть зарегистрированы в СЭД "Директум".
4.2. Регистрация входящих документов в СЭД "Директум" производится делопроизводителями Администрации города Ижевска в течение трех дней.
4.3. На муниципальных служащих, ответственных за делопроизводство, возлагаются следующие основные обязанности:
- мониторинг документов, поступающих в Администрацию города Ижевска и структурные подразделения Администрации города в СЭД "Директум";
- регистрация входящих документов в СЭД "Директум", поступивших как в форме электронного документа, так и на бумажном носителе;
- отправка документов на рассмотрение руководителям (в соответствии с распределением обязанностей);
- контроль исполнения поручений по входящим документам и письменным обращениям граждан и юридических лиц;
- регистрация в СЭД "Директум" и отправка (через СЭД "Директум" или на бумажном носителе) исходящих документов;
- формирование документов в дела (в бумажном или электронном виде).
4.4. Регистрация входящих документов в СЭД "Директум" осуществляется путем создания новой РКК с автоматическим присвоением последовательного регистрационного номера, заполнения ее реквизитов, установки связей с имеющимися в СЭД "Директум" документами, сканирования и прикрепления электронного образа документа или регистрации электронного документа, поступившего через СЭД "Директум". По окончании регистрации документы направляются руководителю для рассмотрения и наложения резолюции.
4.5. Если входящий документ получен в ответ на исходящий документ или логически связан с другими документами, зарегистрированными в СЭД "Директум", то делопроизводитель обязан отразить эти связи в РКК входящего документа.
4.6. Делопроизводитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, внесенной в РКК входящего документа
4.7. В течение двух рабочих дней со дня получения документа на рассмотрение руководителем создается резолюция в СЭД "Директум", где указываются автор резолюции, контролер, ответственный исполнитель (при необходимости), соисполнители, срок исполнения (при необходимости). В случае подготовки проекта резолюции помощником руководитель редактирует проект резолюции, утверждает резолюцию или возвращает проект на доработку помощнику.
4.8. В случае отсутствия у руководителя помощника руководитель самостоятельно выносит резолюцию по документу с использованием СЭД "Директум".
4.9. На помощников руководителей возлагаются следующие основные обязанности:
- мониторинг документов, поступающих в адрес соответствующего руководителя в СЭД "Директум", и получение документов на бумажном носителе в течение рабочего дня при их наличии;
- рассмотрение документов и создание в СЭД "Директум" проектов резолюций в соответствии с распределением обязанностей (в течение одного рабочего дня);
- создание в СЭД "Директум" проекта резолюций руководителей, вынесенных на бумажных носителях, и направление руководителю на утверждение;
- внесение информации о результатах исполнения поручения, в т.ч. прикрепление исходящего документа к РКК входящего документа;
- создание регистрационно-контрольной карточки личного приема и внесение поручений (резолюций) и информации о результатах личного приема руководителя (в течение одного рабочего дня).
4.10. На руководителей возлагается работа по рассмотрению документов, наложению резолюций и утверждение проектов резолюций.
4.11. На исполнителей возлагается обязанность в сроки, указанные в поручении, выданном руководителем, исполнять данные поручения в полном объеме, вносить в СЭД "Директум" информацию о результатах исполнения поручения, в т.ч. прикреплять исходящий документ к РКК входящего документа.
4.12. В случае поступления поручения не по полномочиям делопроизводитель в течение одного рабочего дня отказывает в регистрации входящего документа. В случае если такой документ зарегистрирован, служебная записка (электронный образ) направляется подзадачей автору поручения (резолюции) в течение трех рабочих дней (документ, подлежащий срочному исполнению, - в течение одного рабочего дня) для вынесения повторной резолюции.
4.13. В случае поступления в Управление документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города входящего документа с поручением (резолюцией), утвержденном без использования СЭД "Директум", делопроизводитель создает РКК входящего документа и направляет помощнику руководителя (по направлению деятельности) для создания поручения в СЭД "Директум".
V. Работа с исходящими документами (создание,
согласование, регистрация и отправка)
5.1. Пользователь СЭД "Директум" начинает работу по исходящему документу по поручению (резолюции) руководителя.
5.2. Автор документа создает в СЭД "Директум" электронный исходящий документ с использованием типового шаблона документа или в произвольной форме и заполняет поля карточки документа.
5.3. Для согласования документа с исполнителями ответственный исполнитель использует типовой маршрут "Согласование исходящего документа".
5.4. По завершении процесса согласования исходящего документа документ подписывается руководителем электронной подписью в СЭД "Директум". В случаях, установленных законодательством, документ подписывается и на бумажном носителе.
5.5. После подписания исходящего документа руководителем документ регистрируется делопроизводителем.
5.6. За отправку подписанного и зарегистрированного документа отвечает делопроизводитель.
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ИЖЕВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 марта 2015 г. № 79
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИЖЕВСКА
В целях обеспечения работы в системе электронного документооборота, совершенствования документационного обеспечения в Администрации города Ижевска, руководствуясь Уставом города Ижевска:
1. Утвердить Регламент работы в системе электронного документооборота "Директум" в Администрации города Ижевска (далее - Регламент, СЭД "Директум" соответственно) (прилагается).
2. Наделить Управление документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города Ижевска функцией по методическому обеспечению, а также организационно-контрольными функциями по работе в СЭД "Директум".
3. Наделить Управление по информатизации Администрации города Ижевска функциями администратора СЭД "Директум".
4. Руководителям территориальных органов - структурных подразделений Администрации города Ижевска - администраций районов города, руководителям отраслевых (функциональных) органов - структурных подразделений Администрации города Ижевска привести в соответствие с Регламентом должностные инструкции муниципальных служащих Администрации города Ижевска, участвующих в делопроизводстве посредством СЭД "Директум".
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Заместителя Главы Администрации - Руководителя аппарата Администрации города Ижевска.
Глава Администрации г. Ижевска
Д.В.АГАШИН
Утвержден
распоряжением
Администрации города Ижевска
от 31 марта 2015 г. № 79
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА "ДИРЕКТУМ"
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИЖЕВСКА
I. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент работы в системе электронного документооборота "Директум" в Администрации города Ижевска (далее - Регламент) разработан в целях совершенствования документационного обеспечения Администрации города Ижевска, технологии работы и осуществления контроля исполнения документов.
1.2. Регламент устанавливает обязательные правила и порядок работы с документами, не носящими секретный характер, в Администрации города Ижевска в системе электронного документооборота "Директум" (далее - СЭД "Директум").
1.3. Правовой основой Регламента являются Федеральные законы от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации, от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" и другие законодательные акты, а также государственные стандарты Российской Федерации - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", иные нормативные правовые акты.
1.4. В Администрации города Ижевска с использованием СЭД "Директум" автоматизируются следующие процессы:
- регистрация входящих документов;
- регистрация письменных обращений граждан и юридических лиц, в т.ч. поступивших в электронном виде;
- рассмотрение Главой Администрации города Ижевска, его заместителями и руководителями структурных подразделений Администрации города входящих документов, в том числе обращений граждан, юридических лиц, и вынесение по ним резолюции (поручения) (в том числе с использованием решения "DIRECTUM iDecide Documents for iPad", предназначенного для использования на планшетных компьютерах "Ipad" компании "Apple");
- регистрация исходящих документов;
- регистрация внутренних документов;
- ведение номенклатуры дел (подготовка описи документов дела, фиксация передачи документов в архив, фиксация информации об уничтожении документов);
- ведение журналов регистрации документов (формирование формата номера, автоматическая нумерация документов, подготовка описи журнала регистрации);
- контроль местонахождения бумажного документа;
- исполнение поручений по входящим документам и обращениям граждан, юридических лиц;
- исполнение поручений по внутренним документам;
- согласование проектов исходящих документов;
- контроль исполнения поручений по входящим документам, обращениям граждан и юридических лиц.
1.5. Положения муниципальных правовых актов, регламентирующих процессы работы с документами, предусмотренные пунктом 1.4 Регламента, применяются в случаях, не противоречащих Регламенту.
II. Основные термины и определения
В настоящем Регламенте используются следующие основные термины и понятия:
структурные подразделения Администрации города Ижевска включают в себя:
1) территориальные органы - администрации районов города, наделяемые в установленном порядке статусом юридического лица;
2) отраслевые (функциональные) органы - наделяемые в установленном порядке статусом юридического лица;
3) отраслевые (функциональные) органы - не наделенные статусом юридического лица (далее - структурные подразделения Администрации города).
Администратор СЭД "Директум" - муниципальный служащий, выполняющий задачи по технической поддержке и конфигурированию СЭД "Директум".
Пользователь СЭД "Директум" - должностное лицо и иной муниципальный служащий Администрации города Ижевска, участвующий в процессе функционирования СЭД "Директум" или использующий результаты ее функционирования.
Автор документа - пользователь СЭД "Директум", осуществляющий подготовку и создание документа в СЭД "Директум".
Делопроизводитель - муниципальные служащие Управления документационного обеспечения и обращений граждан (далее - УДОиОГ) или муниципальные служащие структурного подразделения Администрации города, выполняющие функции регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, регистрации обращений граждан и юридических лиц.
Регистрация документа - присвоение делопроизводителем документу постоянного регистрационного номера с занесением в СЭД "Директум" самого электронного документа или его электронного образа, а также регистрационных сведений о документе. Регистрация документов производится делопроизводителями места нахождения руководителя, выполняющего функции по выдаче резолюции.
Резолюция - распорядительная информация о поручениях по документу (включает сведения об авторе, дате создания резолюции, исполнителе, содержании поручения, сроках исполнения, контроле).
Руководитель - пользователь СЭД "Директум" - Глава Администрации города Ижевска, заместители Главы Администрации города Ижевска, руководители структурных подразделений Администрации города, выполняющие функции по выдаче резолюций (поручений).
Автор поручения (резолюции) - пользователь СЭД "Директум", утвердивший поручение (резолюцию).
Исполнитель - пользователь СЭД "Директум", назначенный исполнителем по резолюции (поручению).
Ответственный исполнитель - пользователь СЭД "Директум", назначенный ответственным за исполнение резолюции (поручения).
Соисполнитель - пользователь СЭД "Директум", назначенный исполнителем по резолюции (поручению) при наличии ответственного исполнителя по данной резолюции (поручению).
Контролер - пользователь СЭД "Директум", назначенный контролером по резолюции.
Помощник руководителя - пользователь СЭД "Директум", в чьи обязанности входит подготовка проектов резолюций руководителя и занесение (заверение) в СЭД "Директум" резолюций руководителя, если они были вынесены руководителем на бумажном носителе, согласно должностным обязанностям.
Входящий документ - поступивший документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
Исходящий документ - документ, создаваемый пользователями СЭД "Директум" для отправки в государственные органы и их должностным лицам, в адрес физических или юридических лиц.
Внутренний документ - документ, предназначенный для пересылки между пользователями СЭД "Директум".
Регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - электронная карточка документа в СЭД "Директум", содержащая реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать ее с документом в бумажном виде. Используется в целях учета и поиска документа в СЭД "Директум".
Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Электронный образ документа - копия документа, полученная в результате сканирования и хранящаяся в СЭД "Директум". Электронный образ документа признается равнозначным документу на бумажном носителе.
Замещающий - пользователь СЭД "Директум", наделенный равными правами с должностным лицом или иным муниципальным служащим, которого он замещает, в т.ч. и в СЭД "Директум", согласно должностным обязанностям, закрепляемым в должностной инструкции, либо на основании муниципального правового акта на период временного отсутствия должностного лица или иного муниципального служащего.
Электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
III. Организация делопроизводства
с применением СЭД "Директум"
3.1. Работа с документами в Администрации города Ижевска осуществляется в электронном виде с использованием СЭД "Директум", за исключением случаев, когда в соответствии с действующим законодательством документ должен быть подписан на бумажном носителе. В последнем случае документ печатается на бумажном носителе непосредственно перед его подписанием, остальная работа с документом (подготовка, согласование, рассылка) осуществляется в электронном виде с использованием СЭД "Директум".
3.2. Пересылка документов между структурными подразделениями Администрации города и должностными лицами Администрации города Ижевска осуществляется в электронном виде с использованием СЭД "Директум". По письменному поручению руководителя, а также в случаях, предусмотренных законодательством, передача документа может быть осуществлена нарочно.
3.3. Учету и обработке в СЭД "Директум" подлежат следующие документы:
1) входящая корреспонденция;
2) исходящая корреспонденция;
3) внутренняя корреспонденция.
3.4. Пользователи СЭД "Директум" наделены следующими функциональными обязанностями, осуществляемыми ими в электронном виде с использованием СЭД "Директум":
3.4.1. Руководители - Глава Администрации города Ижевска, заместители Главы Администрации города Ижевска, руководители структурных подразделений Администрации города:
- ознакомление с корреспонденцией, поступившей на имя руководителя;
- выдача поручений (резолюций) или утверждение проектов поручений (резолюций), подготовленных помощниками руководителей;
- подписание и согласование документов в СЭД "Директум";
- создание отчетов об исполнении поручений (резолюций);
- контроль исполнения поручений (резолюций), снятие поручений (резолюций) с контроля;
- принятие решения о списании документа в дело;
3.4.2. Помощники руководителей согласно должностным обязанностям:
- получение заданий и уведомлений в СЭД "Директум" на имя руководителя;
- рассмотрение корреспонденции, поступившей на имя руководителя;
- подготовка проектов поручений (резолюций) к поступившей корреспонденции, отправка их на утверждение руководителю;
- контроль исполнения поручений (резолюций), снятие поручений (резолюций) с контроля;
- внесение информации о результатах исполнения поручения, в т.ч. прикрепление исходящего документа к РКК входящего документа;
- создание регистрационно-контрольной карточки личного приема и внесение поручений (резолюций) и информации о результатах личного приема руководителя;
- печать документов, прошедших типовой маршрут согласования в СЭД "Директум" и подписываемых руководителем на бумажном носителе (за исключением документов, подписываемых Главой Администрации города Ижевска или его заместителями);
- формирование сводок и аналитических отчетов по документации, поступающей на имя замещаемого руководителя;
3.4.3. Замещающие руководителей или иных муниципальных служащих согласно должностным обязанностям замещаемых:
- получение заданий и уведомлений в СЭД "Директум" на имя замещаемого;
- рассмотрение корреспонденции, поступившей на имя замещаемого;
- подготовка и утверждение поручений (резолюций) к поступившей корреспонденции;
- контроль исполнения поручений (резолюций), снятие поручений (резолюций) с контроля;
- внесение информации о результатах исполнения поручения, в т.ч. прикрепление исходящего документа к РКК входящего документа;
- подписание и согласование документов в СЭД "Директум";
- формирование сводок и аналитических отчетов по документации, поступающей на имя замещаемого;
3.4.4. Руководители отделов, секторов в составе структурного подразделения Администрации города:
- ознакомление с корреспонденцией, поступившей по поручению (резолюции) на имя руководителя подразделения;
- выдача поручений (резолюций);
- создание подзадач непосредственному исполнителю;
- подписание и согласование документов в СЭД "Директум";
- внесение информации о результатах исполнения поручения, в т.ч. прикрепление исходящего документа к РКК входящего документа;
- контроль исполнения поручений (резолюций), снятие поручений (резолюций) с контроля;
- создание отчетов об исполнении поручений (резолюций);
3.4.5. Делопроизводители - муниципальные служащие Управления документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города Ижевска:
- регистрация входящих документов от организаций или должностных лиц, поступивших на имя Главы Администрации города Ижевска и его заместителей;
- регистрация обращений граждан и ответов на них, поступивших на имя Главы муниципального образования "Город Ижевск", председателей постоянных комиссий Городской думы города Ижевска, Руководителя Аппарата Главы муниципального образования "Город Ижевск" и Городской думы города Ижевска, Главы Администрации города Ижевска и его заместителей;
- регистрация исходящих документов, подписанных Главой Администрации города Ижевска и его заместителями;
- контроль сроков исполнения входящих документов;
- печать документов, прошедших типовой маршрут согласования в СЭД "Директум", подписываемых Главой Администрации города Ижевска или его заместителями на бумажном носителе;
- закрытие регистрационно-контрольных карточек после исполнения документа, снятие документов с контроля;
- ведение номенклатуры дел;
- формирование отчетов о ходе исполнения входящих документов;
- списание документов в дело;
3.4.6. Делопроизводители - муниципальные служащие структурных подразделений Администрации города:
- регистрация входящих документов, поступивших на имя руководителя;
- регистрация исходящих документов за подписью руководителя;
- регистрация внутренних документов за подписью руководителя;
- ведение номенклатуры дел и формирование дел;
- контроль сроков исполнения документов;
- внесение информации о результатах исполнения поручения, в т.ч. прикрепление исходящего документа к РКК входящего документа;
- контроль создания ответственным исполнителем документов в СЭД "Директум";
- списание документов в дело;
3.4.7. Муниципальные служащие Управления кадровой политики Администрации города Ижевска:
- настройка в СЭД "Директум" замещения на Главу Администрации города Ижевска и его заместителей при их увольнении, переводе, временном отсутствии (отпуске, командировке, больничном);
- ввод в СЭД "Директум" данных Главы Администрации города Ижевска и его заместителей при поступлении на муниципальную службу и изменение данных при переводе, увольнении, смене фамилии и т.п. (Ф.И.О., должность, подразделение, табельный номер, телефоны, фотография);
3.4.8. Муниципальные служащие структурного подразделения Администрации города, ответственные за работу с кадрами, или при его отсутствии муниципальный служащий, ответственный за ведение табеля в структурном подразделении Администрации города:
- настройка в СЭД "Директум" замещения на муниципального служащего структурного подразделения Администрации города при его увольнении, переводе, временном отсутствии (отпуске, командировке, больничном);
- ввод в СЭД "Директум" данных муниципального служащего при поступлении на муниципальную службу и изменение данных при переводе, увольнении, смене фамилии и т.п. (Ф.И.О., должность, подразделение, табельный номер, телефоны);
3.4.9. Муниципальный служащий Управления по информатизации Администрации города Ижевска:
- исполнение функций администратора СЭД "Директум";
- регистрация новых пользователей в СЭД "Директум";
- обеспечение бесперебойной работы СЭД "Директум";
- координация взаимодействия со службой технической поддержки СЭД "Директум";
- формирование структуры общедоступных папок Администрации города Ижевска и структурных подразделений Администрации города;
- оказание содействия в настройке в СЭД "Директум" замещения в случае, когда ответственные лица, указанные в пп. 3.4.6 и 3.4.7, не могут самостоятельно настроить замещение в СЭД "Директум";
- занесение в СЭД "Директум" шаблонов официальных писем, макетов конвертов исходящих писем по запросам структурных подразделений Администрации города;
- выдача пользователям СЭД "Директум" электронных подписей;
3.4.10. Иные пользователи СЭД "Директум":
- ознакомление с полученной корреспонденцией;
- подготовка проектов документов;
- внесение в СЭД "Директум" информации об исполнении резолюций;
- отправка проектов документов на согласование и подписание;
- доработка документов в соответствии с замечаниями.
3.5. Пользователи СЭД "Директум" несут персональную ответственность за работу с документами в СЭД "Директум" в соответствии со своими должностными обязанностями и настоящим Регламентом.
3.6. Для идентификации пользователей в СЭД "Директум" используется механизм Windows-идентификации пользователя.
3.7. СЭД "Директум" обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам, а также возможность ручной выдачи прав доступа.
3.8. Правом автоматического доступа к документу СЭД "Директум" обладают пользователи СЭД "Директум", которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении.
3.9. Информация в электронной форме, подписанная в СЭД "Директум" квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, признается в СЭД "Директум" электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью подписанта. За исключением случаев, когда в соответствии с действующим законодательством документ должен быть подписан на бумажном носителе, документы, обрабатываемые в СЭД "Директум", подписываются только электронной подписью.
IV. Работа с входящими документами и обращениями
граждан, юридических лиц (прием, обработка,
регистрация и распределение)
4.1. Все поступающие в Администрацию города Ижевска входящие документы, обращения граждан, юридических лиц должны быть зарегистрированы в СЭД "Директум".
4.2. Регистрация входящих документов в СЭД "Директум" производится делопроизводителями Администрации города Ижевска в течение трех дней.
4.3. На муниципальных служащих, ответственных за делопроизводство, возлагаются следующие основные обязанности:
- мониторинг документов, поступающих в Администрацию города Ижевска и структурные подразделения Администрации города в СЭД "Директум";
- регистрация входящих документов в СЭД "Директум", поступивших как в форме электронного документа, так и на бумажном носителе;
- отправка документов на рассмотрение руководителям (в соответствии с распределением обязанностей);
- контроль исполнения поручений по входящим документам и письменным обращениям граждан и юридических лиц;
- регистрация в СЭД "Директум" и отправка (через СЭД "Директум" или на бумажном носителе) исходящих документов;
- формирование документов в дела (в бумажном или электронном виде).
4.4. Регистрация входящих документов в СЭД "Директум" осуществляется путем создания новой РКК с автоматическим присвоением последовательного регистрационного номера, заполнения ее реквизитов, установки связей с имеющимися в СЭД "Директум" документами, сканирования и прикрепления электронного образа документа или регистрации электронного документа, поступившего через СЭД "Директум". По окончании регистрации документы направляются руководителю для рассмотрения и наложения резолюции.
4.5. Если входящий документ получен в ответ на исходящий документ или логически связан с другими документами, зарегистрированными в СЭД "Директум", то делопроизводитель обязан отразить эти связи в РКК входящего документа.
4.6. Делопроизводитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, внесенной в РКК входящего документа
4.7. В течение двух рабочих дней со дня получения документа на рассмотрение руководителем создается резолюция в СЭД "Директум", где указываются автор резолюции, контролер, ответственный исполнитель (при необходимости), соисполнители, срок исполнения (при необходимости). В случае подготовки проекта резолюции помощником руководитель редактирует проект резолюции, утверждает резолюцию или возвращает проект на доработку помощнику.
4.8. В случае отсутствия у руководителя помощника руководитель самостоятельно выносит резолюцию по документу с использованием СЭД "Директум".
4.9. На помощников руководителей возлагаются следующие основные обязанности:
- мониторинг документов, поступающих в адрес соответствующего руководителя в СЭД "Директум", и получение документов на бумажном носителе в течение рабочего дня при их наличии;
- рассмотрение документов и создание в СЭД "Директум" проектов резолюций в соответствии с распределением обязанностей (в течение одного рабочего дня);
- создание в СЭД "Директум" проекта резолюций руководителей, вынесенных на бумажных носителях, и направление руководителю на утверждение;
- внесение информации о результатах исполнения поручения, в т.ч. прикрепление исходящего документа к РКК входящего документа;
- создание регистрационно-контрольной карточки личного приема и внесение поручений (резолюций) и информации о результатах личного приема руководителя (в течение одного рабочего дня).
4.10. На руководителей возлагается работа по рассмотрению документов, наложению резолюций и утверждение проектов резолюций.
4.11. На исполнителей возлагается обязанность в сроки, указанные в поручении, выданном руководителем, исполнять данные поручения в полном объеме, вносить в СЭД "Директум" информацию о результатах исполнения поручения, в т.ч. прикреплять исходящий документ к РКК входящего документа.
4.12. В случае поступления поручения не по полномочиям делопроизводитель в течение одного рабочего дня отказывает в регистрации входящего документа. В случае если такой документ зарегистрирован, служебная записка (электронный образ) направляется подзадачей автору поручения (резолюции) в течение трех рабочих дней (документ, подлежащий срочному исполнению, - в течение одного рабочего дня) для вынесения повторной резолюции.
4.13. В случае поступления в Управление документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города входящего документа с поручением (резолюцией), утвержденном без использования СЭД "Директум", делопроизводитель создает РКК входящего документа и направляет помощнику руководителя (по направлению деятельности) для создания поручения в СЭД "Директум".
V. Работа с исходящими документами (создание,
согласование, регистрация и отправка)
5.1. Пользователь СЭД "Директум" начинает работу по исходящему документу по поручению (резолюции) руководителя.
5.2. Автор документа создает в СЭД "Директум" электронный исходящий документ с использованием типового шаблона документа или в произвольной форме и заполняет поля карточки документа.
5.3. Для согласования документа с исполнителями ответственный исполнитель использует типовой маршрут "Согласование исходящего документа".
5.4. По завершении процесса согласования исходящего документа документ подписывается руководителем электронной подписью в СЭД "Директум". В случаях, установленных законодательством, документ подписывается и на бумажном носителе.
5.5. После подписания исходящего документа руководителем документ регистрируется делопроизводителем.
5.6. За отправку подписанного и зарегистрированного документа отвечает делопроизводитель.
------------------------------------------------------------------